ABA AKADEMİ DANIŞMANLIK EĞİTİM VE ARAŞTIRMA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA, İMHA VE ANONİMLEŞTİRME POLİTİKASI

Bu Politika metninde yer alan tüm içeriklerin, bireysel kullanım dışında izin alınmadan kısmen ya da tamamen kopyalanması, çoğaltılması, kullanılması, yayımlanması ve dağıtılması yasaktır. Bu yasağa uymayanlar hakkında 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu uyarınca yasal işlem yapılacaktır. Ürünün tüm hakları saklıdır.

İÇİNDEKİLER

1. GİRİŞ VE POLİTİKA’NIN HAZIRLANMA AMACI

2. TANIMLAR

3. İLKELER

4. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

6. KİŞİSEL VERİLERİN ABADEMY TARAFINDAN SAKLANMASI

• KAYIT ORTAMLARI

• TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

1. İdari Teknikler
2. Teknik Tedbirler

• PERSONEL

• KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ

7. DİĞER HUSUSLAR

EK-1: PERSONEL ÜNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ

EK-2: SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

EK-3: GÜNCELLEME TABLOSU

ABA AKADEMİ DANIŞMANLIK EĞİTİM VE ARAŞTIRMA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası

1. GİRİŞ VE POLİTİKA’NIN HAZIRLANMA AMACI:

İşbu Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesi teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerinizin işledikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla ABA AKADEMİ DANIŞMANLIK EĞİTİM VE ARAŞTIRMA TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (kısaca “ABADEMY” veya “Şirketimiz”)  tarafından hazırlanmıştır.

2. TANIMLAR:

3. İLKELER:

2. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler ABADEMY tarafından kayıt altına alınmakta (imha evrakı) ve söz konusu evrak, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süreyle saklanmaktadır.

3. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olan tarafımızca seçilmektedir. Ancak, ilgili kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.

4. Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler ABADEMY tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından ABADEMY’e başvurulması halinde;

1. İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve İlgili Kişiye bilgi verilmektedir,
2. Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

4. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR:

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, ABADEMY tarafından özellikle (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile (iv) danışan ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir birimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

1. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
2. Kişisel verilerin bir hakkin tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
3. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ABADEMY’nin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
4. Kişisel verilerin ABADEMY’nin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
5. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
6. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, ABADEMY tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

1. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
2. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
3. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,
4. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
5. İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin^[2] (e) ve (f) bentlerindeki haklan çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
6. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabin yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
7. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun sure saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ:

ABADEMY tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha surelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:

1. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.

2. Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;

6. Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının ABADEMY nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.

4. Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında ABADEMY’nin meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

5. Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. Maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

ABADEMY tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan “Kişisel Veri işleme Envanteri”nden ulaşabilirsiniz.

Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süreyle saklanır.

6. KİŞİSEL VERİLERİN ABADEMY TARAFINDAN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ:

• KAYIT ORTAMLARI:

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, ABADEMY tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda bata KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

Elektronik ortamlar:

• Laptop
• Desktop

Fiziksel ortamlar:

• Birim Dolapları
• Arşivler

TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER:

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. maddesindeki^[3] ilkeler çerçevesinde, ABADEMY tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

• İdari Tedbirler:

ABADEMY idari tedbirler kapsamında;

1. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırılır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.

1. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
2. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirir, çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
3. Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara disiplin prosedürü uygular.
4. Kişisel verilerin işlenmesi hakkında personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
5. Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

• Teknik Tedbirler:

ABADEMY’in teknik tedbirlerinin kapsamı;

1. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
2. Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.
3. Kanun’un 12. maddesi uyarıca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli ile korunur.
4. Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmaktadır.
5. Özel nitelikli kişisel verilerin erişildiği yazılımlara ait kullanıcı yetkilendirmeleri yapılmakta, bu yazımların güvenlik testleri düzenli olarak yapılmaktadır
6. Özel nitelikli kişisel verilere uzaktan erişim sağlanması teknik olarak engellenmiştir.
7. Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
8. Bu ortamların fiziksel güvenliği sağlanmakta ve yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

• PERSONEL:

Kişisel veri saklama ve imha surecinde yer alan personelleri Şirket tarafından ihtiyaç doğrultusunda belirlenecektir.

• KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ:

ABADEMY tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde Şirket tarafından re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.

1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri:

ABADEMY tarafından kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:

• Kişisel Verilerin Silinmesi:

1. Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde İlgili Kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi; veya taşınabilir medyada yani flashbellek ortamında bulunan verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir.

Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.

• Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması,
• Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.

1. Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme:

Şirket, bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.

1. Kâğıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması:

Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımı önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak giderilemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.

• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:

1. Fiziksel Yok Etme:

Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kâğıt ve mikrofiş ortamındaki verilerin yok edilmesi de, başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.

Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında ABADEMY; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

KVKK’nın28. Maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.

7. DİĞER HUSUSLAR

KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır. ABADEMY tarafından hazırlanan işbu Politika 31 Aralık 2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.

Personel Unvan, Birim ve Görev Listesi

EK -2

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

Şirket tarafından işlenen verilere ait saklama ve imha süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde süre bazında tespit edilmiş olup aşağıda özet olarak belirtilmiştir.

EK- 3

GÜNCELLEME TABLOSU

İşbu Politika ’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.

^[1]a) Hukuk ve dürüstlük kurallarına uygun olma

• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

1. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

• İşlendikleri amaçla bağlantılı sınırlı olma,

1. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

İlgili kişinin hakları

MADDE -11: (1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacının ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. ) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. 7 ‘nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (d) ve (e) bentleri uyarına yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerin kanuna aykin olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

[3]Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler

MADDE-12 (l)Veri Sorumlusu

1. Kişisel verilerin hukuka aykin olarak işlenmesini önlemek,
2. Kişisel verilere hukuka aykin olarak erişilmesini önlemek,
3. Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,

amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.